Zarządzanie portfelem projektów w praktyce

Program poniższego szkolenia skierowany jest do osób które w swojej codziennej pracy podejmują decyzje dotyczące grup realizowanych projektów: portfolia, programu. Szkolenie kładzie nacisk na sposób organizacji i integrację pracy w firmie w warunkach rejestracji dużej ilości zmian, interakcji projektów, korekt szacunków. Wiele pokazanych i przećwiczonych narzędzi tak koncepcyjnych jak i praktycznych ma za zadanie rozszerzyć wiedzę uczestników co do aktualnych trendów zarządzania organizacją wieloprojektową. Szkolenie prowadzone jest praktycznie całkowicie warsztatowo z dużym udziałem dokumentacji, narzędzi informatycznych, planistycznych i raportujących. Zajęcia obok danych analitycznych – KPI, promują wsparcie raportowanie przez wizualizację uwzględniając w sobie elementy technik Lean Office. Omawiane są również nowoczesne metody zapewnienia i statystycznego podtrzymania jakości w pracy – elementy 6Sigma. Prezentowana jest kompletna dokumentacja PMO.

CELE SZKOLENIA:

• Ugruntowanie wiedzy uczestników na temat metod doboru, realizacji i kontroli wielu projektów.
• Zapoznanie uczestników z aktualnie stosowanymi narzędziami zarządzania portfoliem i programem projektów.
• Wskazanie zasad bilansowania grupy projektów przy pomocy metody łańcucha krytycznego - TOC.
• Przyjęcie właściwego modelu zarządzania jakością – stabilność obsługujących projekty procesów.
• Stworzenie przejętych reguł dla zarządzania przepływem informacji, dokumentacją, wiedzą.
• Redukcja szumu komunikacyjnego np. „setki email’ów DW i UDW”.

METODY PRACY:

Przedstawienie złożonych tematów krok po kroku dostosowując tempo zajęć do możliwości uczestników. W ponad 90% przypadków stosowanie „nieksiążkowych”, przykładów opartych o doświadczenia autora i najlepsze praktyki biznesowe.
Oparcie szkolenia o prowadzone na zasadach wzajemnego uzupełniania się:

• Naprzemienne wykłady wprowadzające
• Warsztaty, ćwiczenia, prace z oprogramowaniem
• Praca z podręcznikiem
• Sesje refleksyjne
• Testy w pakietach pytań
• Wizualizacje - rysunki wykonywane są na tablecie co daje automatycznie dostęp do wersji elektronicznej. Warsztaty oparte o doświadczenia autora wyniesione z realizowanych przedsięwzięć, jak i wiedzy pozyskanej w trakcie praktyki doradczo-szkoleniowej).

PROGRAM SZKOLENIA:

Dzień 1/3

Najlepsze praktyki projektowe

• Przypomnienie zasad pracy na projekcie, „łamanie” mitów i promowanie podejście praktycznego
• Szybki przegląd metodyki

Wprowadzenie do zarządzania portfelem projektów

• Czym jest system zarządzania projektami? Piramida: projekt – program – portfel projektowy
• Ewolucja procesu zarządzania projektami w przedsiębiorstwie.
• Obecne trendy w project management
• Elementy strategicznego PM
• Pro-projektowa struktura organizacyjna
• Rozwój personelu projektowego – coaching i rozwój refleksyjny - RLJ
• Rola komitetu sterującego

Project Portfolio Management

• Proces zarządzanie portfelem projektowym
• Dobór projektów do portfela projektów i narzędzia planowania portfela projektów
• Kryteria priorytetyzacji projektów w portfelu
• Typowe problemy przy zarządzaniu portfelem projektów
• Balansowanie zasobów i planowanych projektów

Programme Management

• Cykl życia programu.
• Zarządzanie interesariuszami i korzyściami programu
• Przygotowanie programu do realizacji step by step

Zarządzanie ryzykiem w portfolio i programie

• Najczęstsze błędy i dobre praktyki w zarządzaniu ryzykiem
• Plan zarządzania ryzykiem i rola właścicieli ryzyk
• Plan reakcji na ryzyka

Project Management Office

• PMO jako animator strategicznego ZP
• Typy i funkcje PMO
• Umiejscowienie PMO w strukturze
• Role, odpowiedzialności oraz powiązania PMO
• Model operacyjny PMO

Dzień 2/3

Teoria ograniczeń

• Błędy przy zarządzaniu TOC
• Drum Buffer Rope dla maksymalizacji wydajności
• Śledzenie „pływających wąskich gardeł”
• Redukcja „przezbrojeń intelektualnych” – technika Lean Offce
• Kolejkowanie i zmiany w sekwencji projektów/działań

Koncepcja łańcucha krytycznego w praktyce

• Wybrane elementy koncepcji łańcucha krytycznego.
• Wąskie gardła jako sposób na poprawę wydajności portfolia i firmy
• Przykład identyfikacji „wąskich gardeł”
• Bufory jako sposób na zarządzanie prawdopodobieństwem szacunku

Zarządzanie programem i portfelem projektów

• Priorytetyzacja projektów
• Kolejkowanie projektów
• Metody skracania czasu realizacji projektów – fast cracking, crashing
• Klasyczne i alternatywne metody monitorowania realizacji programu i portfela

Dzień 3/3

Zarządzanie przepływem informacji i wiedzą

• Dokumentacja Project Management Office
• Definicja szumu komunikacyjnego i plan komunikacji
• Zarządzanie wiedzą w zespole, jak i jej agregowanie i udostępnianie

Elementy Lean Office i 6Sigma

• Czynienie rozwiązań i praktyk błędo-odpornych – Poka Yoke
• Różnica między kontrola jakości, a zapewnieniem jakości
• Statystyczne potwierdzenie jakości w procesie
• Zasady DMAIC

Raportowanie, wizualizacja

• Zasady raportowania i najnowsze trendy
• Przykłady wizualizacji w praktyce biurowej – rozwiązania gotowe do wdrożenia
• Wskaźniki KPI
• Zarządzanie dostępem
• Praktyki redukcji powielania danych

Informatyczne wsparcie zarządzania portfoliem

• Przegląd dostępnych na rynku narzędzi
• Propozycja efektywnego kosztowo rozwiązania

Podsumowanie szkolenia

• Podsumowanie
• Wytyczne do dalszej pracy
• Sesja ocen